6 Tools, mit denen wachsende Unternehmen ihre ERP-Investition besser nutzen können
Viele Unternehmen führen ein ERP-System ein, verwenden es danach jedoch vor allem als digitale Buchhaltungslösung. Möglichkeiten wie die abteilungsübergreifende Nutzung von Daten, automatisierte Prozesse und fundiertere Entscheidungen auf Basis verlässlicher Informationen werden dadurch häufig nicht vollständig ausgeschöpft. Das System ist vorhanden, doch ein großer Teil seines Potenzials bleibt ungenutzt.
Ob ein ERP lediglich Buchhaltungsaufgaben unterstützt oder als strategischer Datenkern des Unternehmens dient, hängt meist weniger von der Software selbst ab als von den damit verbundenen Plattformen und der Konsequenz, mit der Daten aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen integriert werden. Die folgenden sechs Tools können Unternehmen dabei unterstützen, mehr aus ihrer ERP-Investition herauszuholen.
1. Sage ERP: Gemeinsame Datengrundlage für wachsende Unternehmen
Mit Sage 100 und Sage X3 stellt Sage ERP-Lösungen bereit, die speziell für die Anforderungen wachsender mittelständischer Unternehmen entwickelt wurden. Die offene Architektur beider Lösungen ermöglicht es, externe Systeme anzubinden und Informationen aus verschiedenen Geschäftsbereichen in einer gemeinsamen und kontinuierlich aktualisierten Datenbasis zusammenzuführen.
Unternehmen, die Sage ERP als zentralen Datenkern einsetzen und konsequent mit weiteren Systemen verknüpfen, berichten von deutlich kürzeren Abschlusszeiten, einer höheren Planungsqualität und einer Finance-Funktion, die durch die Automatisierung manueller Datenarbeit mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben erhält.
Weshalb das relevant ist: Den vollständigen Nutzen entwickelt ein ERP erst dann, wenn es als zentrale Datenbasis fungiert, auf die andere Systeme zugreifen und in die sämtliche relevanten Informationen einfließen.
2. Vanta: Automatisierung von Compliance und Datensicherheit
Mit zunehmendem Wachstum treffen Unternehmen häufiger auf Compliance-Anforderungen, die für kleinere Organisationen zuvor noch keine Rolle gespielt haben. Enterprise-Kunden fordern Nachweise zur Informationssicherheit, Investoren erwarten dokumentierte Kontrollen, und bestimmte Märkte setzen Zertifizierungen voraus. Vanta automatisiert die Einführung und fortlaufende Überwachung von Sicherheitsstandards und stellt revisionssichere Nachweise zur Verfügung.
Für Finance-Teams, die an Audits und Due-Diligence-Prozessen beteiligt sind, kann eine proaktiv aufgebaute Compliance-Infrastruktur den Aufwand deutlich reduzieren. Anfragen lassen sich beantworten, ohne zuvor wochenlange Recherchen durchführen zu müssen.
Weshalb das relevant ist: Ein vorausschauendes Compliance-Management reduziert Risiken und beseitigt gleichzeitig ein häufiges Hindernis beim Aufbau neuer, wertvoller Geschäftsbeziehungen.
3. Workato: Plattform für automatisierte Datenverbindungen
Mit der Größe eines Unternehmens steigt in der Regel auch die Zahl der eingesetzten Systeme. Dadurch wird es zunehmend anspruchsvoller, diese Anwendungen zuverlässig miteinander zu verbinden. Workato ist eine Integrationsplattform, über die automatisierte Datenflüsse zwischen Sage ERP und allen anderen Unternehmenssystemen eingerichtet und verwaltet werden können, ohne dass umfangreiche Individualentwicklungen erforderlich sind.
Wenn Ereignisse aus den verschiedenen Systemen automatisch im ERP abgebildet werden und Informationen ebenso in die Gegenrichtung fließen, entsteht eine zusammenhängende digitale Infrastruktur. Das Finance-Team kann dadurch jederzeit auf vollständige und aktuelle Daten zugreifen.
Weshalb das relevant ist: Erst sauber aufgebaute und automatisierte Integrationen verbinden einzelne leistungsfähige Plattformen zu einer durchgängigen und effizient funktionierenden digitalen Unternehmensumgebung.
4. Asana: Projektsteuerung und operative Abstimmung
Mit wachsender Unternehmensgröße nimmt projektorientiertes Arbeiten häufig zu, etwa in der Produktentwicklung, im Kundengeschäft oder bei internen Initiativen. Werden Projektinformationen und Finanzdaten in getrennten Systemen geführt, ist eine präzise Projektkostenrechnung nur schwer möglich. Asana unterstützt eine strukturierte Planung und Nachverfolgung von Projekten und lässt sich über Schnittstellen mit dem ERP verbinden.
Fließen Projektkosten und Ressourceneinsatz in Echtzeit in das Finanzsystem ein, können Unternehmen die tatsächliche Rentabilität einzelner Projekte besser beurteilen. Auf dieser Grundlage lassen sich fundierte Entscheidungen zu Prioritäten und zur Verteilung von Ressourcen treffen.
Weshalb das relevant ist: Projektorientierte Unternehmen können bessere Entscheidungen über Preisgestaltung, Ressourceneinsatz und Projektauswahl treffen, wenn die Projektkostenrechnung direkt mit dem ERP verknüpft ist.
5. Personio: HR-Verwaltung und Planung der Personalkosten
Personalkosten bilden in wachsenden Unternehmen die größte Kostenposition, sind jedoch gleichzeitig häufig nur eingeschränkt in Echtzeit sichtbar. Personio verbindet HR-Management und Lohnabrechnung mit Sage ERP, sodass Veränderungen im Personalbestand unmittelbar in der Finanzplanung berücksichtigt werden können.
Wird eine neue Stelle besetzt, erscheint der damit verbundene Kostenbeitrag direkt im ERP. Bei Gehaltsanpassungen aktualisiert sich die Personalkostenplanung automatisch. Dadurch verfügt das Finance-Team fortlaufend über ein aktuelles Bild der wichtigsten Kostentreiber im Unternehmen.
Weshalb das relevant ist: Aktuelle Personalkostendaten im ERP schaffen die Grundlage für präzise Budgets, verlässliche Forecasts und fundierte Entscheidungen rund um Wachstum und Personalplanung.
6. Salesforce: CRM-Verknüpfung und Umsatzdaten
Arbeiten Vertrieb und Finance mit unterschiedlichen Datengrundlagen, können Prognoseungenauigkeiten entstehen, die sich auf weitere Planungsprozesse auswirken. Durch die Verbindung von Salesforce mit Sage ERP werden im CRM entstandene Aufträge automatisch als kommittierte Umsätze im ERP erfasst. Umsatzforecasts basieren dadurch auf aktuellen Pipeline-Daten und historischen Abschlussraten statt auf Schätzungen.
Die Finance-Abteilung erhält jederzeit einen vollständigen Überblick über die Umsatzpipeline und kann Ressourcenplanung, Liquiditätsmanagement sowie strategische Investitionen auf einer deutlich verlässlicheren Datenbasis planen.
Weshalb das relevant ist: Integrierte CRM- und ERP-Daten erhöhen die Genauigkeit von Umsatzprognosen und ermöglichen eine engere Abstimmung zwischen kommerzieller und finanzieller Planung.
Häufig gestellte Fragen
Nach welchen Kriterien sollte entschieden werden, welche Integrationen zuerst umgesetzt werden?
Ein sinnvoller Ausgangspunkt liegt meist dort, wo besonders viel manueller Aufwand beim Übertragen von Daten zwischen Systemen entsteht oder veraltete Informationen regelmäßig zu den häufigsten und folgenreichsten Planungsfehlern führen. Für die meisten wachsenden Unternehmen betrifft das entweder die Verbindung von CRM und ERP oder die Integration von HR und ERP. Diese beiden Verknüpfungen liefern in der Regel am schnellsten einen deutlich erkennbaren Mehrwert.
Wie lässt sich eine einheitliche Datenqualität in allen verbundenen Systemen sicherstellen?
Die Qualität des gesamten Datenbestands hängt wesentlich davon ab, wie zuverlässig die Stammdaten im ERP gepflegt werden. Sind Kundenstammdaten, Kostenstellen und Produktinformationen dort sauber hinterlegt, übertragen Integrationen diesen Qualitätsstandard auf die angebundenen Systeme. Regelmäßige Stammdatenpflege und klar geregelte Zuständigkeiten für die Datenhoheit in jedem Bereich sind deshalb wichtige organisatorische Voraussetzungen.
Welcher Return on Investment ist bei ERP-Integrationen üblicherweise zu erwarten?
Messbare Rückflüsse entstehen vor allem aus drei Bereichen: weniger manueller Aufwand bei der Datenübertragung, eine höhere Planungsqualität durch aktuellere und vollständigere Informationen sowie schnellere operative Abläufe durch automatisierte Systemkommunikation. Unternehmen, die diese Effekte erfassen, berichten typischerweise von einer Amortisation ihrer Integrationsinfrastruktur innerhalb von sechs bis achtzehn Monaten.
Ist für die Einrichtung von Workato-Integrationen eine eigene IT-Abteilung erforderlich?
Nein. Workato wurde ausdrücklich dafür konzipiert, von Business-Analysten und Finance-Fachleuten eingerichtet zu werden, ohne dass Programmierkenntnisse vorausgesetzt werden. Bei komplexeren Integrationen kann die Unterstützung eines erfahrenen Partners sinnvoll sein. Der laufende Betrieb und die Pflege der Integrationen lassen sich jedoch in der Regel intern durch das Finance- oder Operations-Team übernehmen.
Welche Auswirkungen hat eine bessere ERP-Integration auf die Zusammenarbeit zwischen Finance und anderen Abteilungen?
Die Zusammenarbeit kann dadurch dauerhaft verbessert werden. Wenn Finance-Teams nicht mehr als manuelle Schnittstelle für den Datentransfer zwischen unterschiedlichen Systemen fungieren müssen, bleibt mehr Zeit für inhaltliche Abstimmungen mit operativen Teams zu Budgets, Abweichungen und strategischen Planungen. Gleichzeitig übernehmen operative Teams dank einer besseren Datenverfügbarkeit mehr Verantwortung für ihre jeweiligen Kostenbereiche, was eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe unterstützt.